IATF Remote Audits

Update: IATF Covid Waiver

Remote Audits

Update 2020-10-30 IATF GLOBAL WAIVERS AND MEASURES IN RESPONSE TO THE CORONAVIRUS PANDEMIC (COVID-19) Revision 5

IATF 16949 Zertifikate

Übersicht über die fünfte Revision des IATF Covid-19 Waivers. Dieser beinhaltet die folgenden Aktualisierungen:

– Die IATF stellt klar, dass Rezertifizierungsaudits nicht verschoben werden können, auch wenn die Zertifikatsablaufdaten verlängert wurden.

Zudem gilt: Wenn es keine Gründe gibt, die in direktem Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie stehen und die ein Audit vor Ort innerhalb des zulässigen Zeitrahmens und der zulässigen Intervalle gemäß den IATF-Regeln, 5. Ausgabe, Abschnitt 5.1.1, verhindern, muss der Zertifizierer das Audit vor Ort, am Herstellungsstandort und an den entfernten Unterstützungsstandorten (soweit zutreffend) durchführen.

Die eine globale Verlängerung für alle derzeit ausgestellten und gültigen IATF 16949-Zertifikate wurdegenehmigt um den automatischen Ablauf von Zertifikaten zu verhindern, wenn ein Rezertifizierungsaudit aus Gründen, die direkt mit der COVID-19-Pandemie zusammenhängen, nicht durchgeführt werden konnte. Obwohl alle Ablaufdaten von Zertifikaten in der IATF-Datenbank um 6 Monate verlängert wurden, bedeutet dies nicht, dass alle Rezertifizierungsaudits automatisch um 6 Monate verschoben werden können.

Die Festlegung definiert, dass ab 1. Januar 2021 fällige Audits vor Ort oder remote durchgeführt werden müssen und die die in den früheren Überarbeitungen dieses Dokuments beschriebenen Bedingungen und Ausnahmeregelungen nicht mehr anwendbar sind. Besondere Bedingungen gelten, für die Unternehmen die zum Zeitpunkt des fälligen Audits nicht tätig sind oder keine Automobilprodukte herstellen.

Das heisst für die Praxis: Die Audits müssen durchgeführt werden, vor Ort, oder Remote.

3rd party audits

– Ein Abschnitt über Remote Audits wurde dem Waiver hinzugefügt, einschließlich der Berechnung der Audittage, der Auditplanung und der Durchführung des/der Remote Audits / Audits

Die IATF favorisiert vor-Ort Audits. In den Fällen, in denen ein IATF 16949 Audit nicht innerhalb der Fristen gemäß IATF-Regeln, 5. Ausgabe, Abschnitt 5.1, vor Ort durchgeführt werden kann, gestattet die IATF der Zertifizierungsstelle die Durchführung des Audits unter Verwendung von Methoden und Technologien für remote Audits (d.h. Fernaudit) unter der folgenden Bedingung:

  • Es ist nachweislich offensichtlich, dass ein regelmäßiges Audit vor Ort aus Gründen, die in direktem Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie stehen, nicht möglich sein wird.

Ein remote Audit wird wie ein Vor-Ort-Audit durchgeführt, jedoch unter Verwendung elektronischer Methoden, wie z.B. Videokonferenzen, um aus der Ferne Auditnachweise zu erhalten und auszuwerten, um den Grad der Konformität mit den Auditkriterien zu bestimmen. Eine Begründung, warum ein Vor-Ort-Audit nicht möglich ist, gem. o.g. Bdingung, muss der Zertifizierungsgesellschaft zur Verfügung gestellt werden.
Wenn es keine Gründe gibt, die in direktem Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie stehen und die ein Vor-Ort-Audit innerhalb der zulässigen Zeiträume und Intervalle gemäß IATF-Regeln, 5. Auflage, verhindern, muss die Zertifizierungsstelle das Audit vor Ort durchführen, und Fernaudits dürfen nicht eingesetzt werden. In Fällen, in denen eine Fertigungsstätte oder ein Fernunterstützungsstandort vollständig stillgelegt ist oder zum Zeitpunkt, an dem ein Audit erforderlich ist, keine Automobilteile produziert, muss die Zertifizierungsstelle die notwendigen Informationen vom Kunden einholen, um dessen aktuelle und erwartete zukünftige Situation zu verstehen. Auf der Grundlage der gesammelten Nachweise legt die Zertifizierungsstelle den möglichen Termin für das Audit fest und kontaktiert die zuständige IATF-Aufsichtsbehörde mit einem Waiver Antrag.

Remote Audits

An folgenden Kundenstandorten dürfen remote audits durchgeführt werden:

  • Produktionsstandorte (einschließlich erweiterter Produktionsstandorte)
  • -Remote-Locations / Unterstützungs-Standorte

Audittypen, die mit Methoden des Remote-Audits durchgeführt werden dürfen:

  • Erst-Audit (Stufe 1 und Stufe 2)
    • In Fällen, in denen das Audit der Stufe 2 remote durchgeführt wird, darf die Gültigkeit des Zertifikats 12 Monate nicht überschreiten (das Ablaufdatum des Zertifikats beträgt 12 Monate minus 1 Tag). Das anschließende Audit wäre ein Rezertifizierungsaudit
  • Überwachungsaudit
  • Rezertifizierungsaudit
  • Transferaudit
  • Special Audit

Folgende Grundsätze für remote Audits müssen angewendet werden:

  • -IAF ID 12 (Principles on Remote Assessment)
  • IAF MD 4 (Use of ICT for Auditing/Assessment Purposes)
  • Annex A – IATF Remote Audit Requirement

Remote Audit Tage Berechnung

Die Dauer des remote Audits entspricht der eines Audits vor Ort gemäß den IATF-Regeln. Es werden 10 % der gesamten Audittage zusätzlich kalkuliert, jedoch nicht mehr als acht (8) Stunden. Diese zusätzliche Zeit, ist zu verwenden um die für ein remote Audit erforderlichen zusätzlichen Schritte der Auditplanung durchzuführen (Einzelheiten siehe Anhang A – IATF-Anforderungen für Fernaudits).

Remote Audit Planung

Anforderungen an das Auditteam gelten analog der IATF Richtlinien.

Ein remote Audit darf nur von qualifizierten IATF 16949 Third-Party-Auditoren durchgeführt werden, die zudem in der Lage sind die technischen Mittel zur Durchführung zu handhaben.

Die Unternehmen müssen der Zertifizierungsstelle für die Entwicklung eines Auditplans folgende Informationen in Bezug auf die COVID-19-Pandemie zur Verfügung stellen:

a) Dauer des Lockdowns des Kunden, falls zutreffend;
b) Plan zur Überprüfung der Inbetriebnahme/der festgestellten Risiken usw. (nach mittelfristigem Lockdown [länger als 1 Monat], auch in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen);
c) gegebenenfalls ergriffene außerordentliche Maßnahmen;
d) verlorene Ressourcen (dauerhaft oder vorübergehend);
e) Änderungen von Vorschriften oder Betriebsbedingungen (einschließlich der Sicherheit des Bedienungspersonals);
f) Liste der Kunden des Standorts, aus der hervorgeht, welche in Betrieb sind und welche nicht.
Das Auditteam muss die IATF-Anforderungen für remote Audits – Abschnitt Planung (siehe Anhang A in diesem Dokument), einschließlich IAF MD4 (Einsatz von IKT für Audit-/Bewertungszwecke), wirksam umsetzen.

Basierend auf dem Abschluss der oben aufgeführten Anforderungen an die Auditplanung muss die Zertifizierungsstelle bewerten, ob es angemessen ist, mit dem Remote-Audit fortzufahren oder nicht. Die Entscheidung muss dokumentiert und als Teil der Auditaufzeichnung(en) aufbewahrt werden (siehe Regeln Anhang 3).
Aus dem endgültigen Auditplan muss klar hervorgehen, ob das Audit remote durchgeführt werden sollte.

Durchführung des Remote Audits

Das Remote-Audit gilt als reguläres Audit und muss alle Anforderungen erfüllen, die in den IATF-Regeln, 5. Ausgabe, Abschnitte 5.8 – 5.12, 5.14 und 6.4 – 7.2 (je nach Art des Audits) definiert sind.
Das Remote-Audit muss unter Berücksichtigung der Anlage A – Anforderungen an Remote-Audits – durchgeführt werden.
Zusätzlich zum Inhalt des Auditberichts gemäß IATF-Regeln, 5. Ausgabe, Abschnitt 5.10, muss der Bericht im Abschnitt „Audit-Zusammenfassung“ auf der Ergebnisseite des Auditberichts eindeutig eine Erläuterung der folgenden Punkte enthalten

1) Alle Teile der Audittätigkeiten, die nicht wirksam abgeschlossen werden konnten oder bei denen keine vollständige Feststellung getroffen werden konnte (z.B. Versagen der Technik);

2) alle Teile des Audits, die bereits während der Vorbereitung der Auditplanung ausgeschlossen wurden; und

3) Risiken für die Kunden aufgrund von Änderungen im Zusammenhang mit COVID-19, insbesondere für den/die OEM-Kunden der IATF

Wenn während des Audits ein Teil der Auditaktivitäten nicht effektiv abgeschlossen werden konnte, wird die entsprechende Zeit dem nachfolgenden Audit hinzugefügt, um diese Aktivitäten angemessen abzudecken.
Während der Abschlussbesprechung des Remote-Audits muss das Auditteam dem Kunden jede Verlängerung der Audittage für das Folgeaudit auf der Grundlage des Ergebnisses des Remote-Audits erklären.
Die Zertifizierungsstelle muss das Audit in der IATF-Datenbank als Remote-Audit kennzeichnen.

In Übereinstimmung mit dem IATF COVID Response Rev. 4 verschobene Audits

Audits, die ab dem 1. Januar 2021 fällig werden, können die Bedingungen und Freigaben, die in den früheren Überarbeitungen dieses Dokuments beschrieben wurden, nicht mehr anwenden (siehe unten als Referenz).

Abweichungen, die eine Entscheidung über die Annahme nach dem 1. Januar 2021 erfordern, müssen den Anforderungen in den IATF-Regeln, 5. Ausgabe, Abschnitt 5.11, entsprechen.

Bei Kunden mit einem aufgeschobenen Audit muss die Zertifizierungsstelle entweder ein Audit vor Ort oder ein Remote-Audit durchführen. Der Zeitpunkt des Audits (Vor-Ort- oder Remote-Audit) darf die in diesem Abschnitt des Dokuments beschriebenen aktuellen Erweiterungen nicht überschreiten. Die Zertifizierungsstelle muss alle anwendbaren Anforderungen, die in den IATF-Regeln, 5. festgelegt sind, erfüllen.

Ab dem 1. Januar 2021 sind keine Monitorings mehr zulässig.

Dieser Abschnitt des Dokuments beschreibt, wie bestehende Audits zu steuern sind, die bereits
aufgrund der COVID-19-Pandemie vor der Veröffentlichung der Revision 5 dieses Dokuments verschoben wurden.

FAQ’s

Kann die bevorstehende Überprüfung remote mit Hilfe von Webkonferenz-Tools oder Ähnlichem durchgeführt werden?

Die fünfte Revision der IATF Covid Response führt die Möglichkeit des Remote-Audits ein.

2020-10-28: Heute veröffentlichte die International Automotive Taskforce (IATF) auf Ihrer Internetseite den Schwenk zur Zulassung von IATF 16949 Remote Audits.

– Geringfügige Klarstellung in der Grafik für verschobene Rezertifizierungsaudits der Revision 4
– Änderte ein „sollte“ in ein „soll“ für die IATF-Überwachung mit geringem Risiko
– Aktualisierte Häufig gestellte Fragen (FAQ) Nr. 1 und eine neue FAQ-Nr. 9 hinzugefügt.
– Anhang A wurde hinzugefügt.
– IATF-Anforderungen an Remote Audits

Laut der offiziellen Ankündigung werden aktuell noch die Rahmenbedingungen zur Durchführung von IATF 16949 Remote Audits festgelegt. Die notwendigen Festlegungen sollen in dem Waiver „IATF Waivers and Measure Response to COVID-19“ in der Revision 5 veröffentlicht werden. Die Herausgabe dieser Revision wird für Ende Oktober 2020 erwartet. Sobald der Waiver veröffentlicht wurde, erfahren Sie es in unserem News Bereich.

2020-10-28: Today, the International Automotive Taskforce (IATF) published on its website the swivel for approval of IATF 16949 Remote Audits.

According to the official announcement, the framework for conducting IATF 16949 Remote Audits is still being defined. The necessary specifications are to be published in the waiver „IATF Waivers and Measure Response to COVID-19“ in Revision 5. The release of this revision is expected for the end of October 2020. As soon as the waiver is published, you will find out in our News section.


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