ISO 9001 Qualitätsmanagement
ISO 9001 Grundlagen
Die DIN EN ISO 9001 ist der am weitesten verbreitete prozessorientierte Qualitätsmanagement-Standard der Welt. In der neuesten Fassung legt Sie durch die High Level Structure (HLS) den Grundstein für die Struktur aller anderen Managementsystem Regelwerke. Die Zertifizierung nach diesem Standard stellt für viele Unternehmen die Grundvoraussetzung für eine Geschäftsbeziehung dar.
Durch ein ISO 9001 konformes Qualitätsmanagementsystem legt das Unternehmen fest, welche Vorgaben im Dienstleistungs– und Produktionsbereich umgesetzt werden müssen, um die Effektivität zu erhöhen und eine Sicherung der Qualität in allen Abteilungen/Schnittstellen zu gewährleisten. Mängel in den Prozessen werden zuerst in fehlerhaften Produkten sichtbar.
Um ein ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem effizient umzusetzen braucht es ein Verständnis der Zielsetzung. Früher waren vor allem Produktivität und Preis ausschlaggebend für den Erfolg eines Unternehmens. Heute wird von einem modernen Unternehmen zusätzlich Innovationsfähigkeit, Einmaligkeit, Lernfähigkeit, ein durchdachtes Produkt- oder Serviceprogramm, eine flexible Anpassung an sich verändernde Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse sowie selbstverständlich höchste Qualität gefordert. Diesen enormen Anforderungen können Unternehmen mit einem systematischen ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem begegnen.
Durch die Einführung eines prozessorientierten ISO 9001 Qualitätsmanagementsystems erhöhen Sie nicht nur die Transparenz Ihrer Prozesse und optimieren Schnittstellen sondern stärken nachweislich Ihre Konkurrenzfähigkeit im sich verschärfenden globalen Wettbewerb.
Die ISO 9001 unterstützt die Unternehmen, mit dem prozessorientierten Managementmodell, bei dieser Herausforderung.
ISO 9001 – HIGH LEVEL STRUCTURE
Die High Level Structure nach der die ISO 9001 aufgebaut ist, stellt die grundlegende Struktur dar, nach der auch die meisten anderen Managementsystem Standards aufgebaut sind. Durch regelwerksübergreifende Anwendung dieser Struktur, wird die Identifikation von Synergien zwischen den Standards wesentlich einfacher. Dadurch vereinfacht sich auch der Aufbau eines integrierten Managementsystems (IMS).
ISO 9001 ÜBERBLICK
Die ISO 9001 wird nicht umsonst als die “Mutter” aller Managementsystem-Normen bezeichnet. Sie stellt die Grundlage für viele weitere Standards wie z.B. IATF 16949, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 und weitere dar.
Dieser Standard definiert die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem für Unternehmen. Er trifft keine Ausschlüsse in Bezug auf die Unternehmensgegebenheiten. Das heisst egal welche Art der Wertschöpfung ein Unternehmen erbringt, sei es die Erbringung einer Dienstleistung, der Handel oder die Herstellung eines Produkts, kann es sich nach diesem Standard zertifizieren lassen.
7 GRUNDSÄTZE DES QUALITÄTSMANAGEMENTS
Wie in Kapitel 0.2 der ISO 9001 verdeutlicht, basiert die Norm auf den sieben Grundsätzen des Qualitätsmanagements, die in der ISO 9000 (Qualitätsmanagementsysteme – Grundlagen und Begriffe) ausführlich beschrieben sind. Nachfolgend eine kurze Darstellung dieser Grundsätze, in Kapitel 2.3 der ISO 9000, erhalten Sie darüber hinaus ausführliche Informationen inklusive Begründung, Vorteile und möglicher Maßnahmen.
- Kundenorientierung und nachhaltiger Erfolg
Die zentrale Zielsetzung des modernen Qualitätsmanagements liegt darin, die Kundenerwartungen zu erfüllen und zu übertreffen. Dadurch wird der nachhaltige Erfolg des Unternehmens gesichert. Zu den Kunden gehören die direkten Abnehmer der Produkte und/oder Dienstleistungen des Unternehmens und die potenziellen Kunden (Zielgruppe). Diese bezeichnet man als externe Kunden, da sie außerhalb des Unternehmens stehen und für die erhaltenen Leistungen oder Produkte zahlen. Interne Kunden sind z. B. nachfolgende Prozesse, die eine innerbetriebliche Leistung erhalten. Darüber hinaus sollen die Anforderungen der interessierten Parteien (Stakeholder) ebenso berücksichtigt werden (vgl. Grundsatz “Beziehungsmanagement”).
Jede Interaktion mit Kunden oder Stakeholdern bietet die Chance, einen Mehrwert zu schaffen. Das Erkennen der zukünftigen Anforderungen ist dabei ebenfalls wichtig. Nur so entsteht nachhaltiger Erfolg. Neben höherer Kundenbindung sind auch die wirtschaftlichen Aspekte dieses Managementprinzips wie z. B. höhere Umsätze und gesteigerte Marktanteile. - Verbesserung (Automotive: fortlaufende Verbesserung)
Eines der wichtigsten Qualitätsmanagement-Themen ist die kontinuierliche Verbesserung (KVP). Erfolgreiche Organisationen legen einen Schwerpunkt darauf, ihre Leistungen, Prozesse, Produkte ständig zu optimieren. Nur so ist es möglich, das gegenwärtige Leistungsniveau zu erhalten und auf Veränderungen effizient zu reagieren. Jedes Unternehmen muss dazu eine eigene systematische Vorgehensweise anwenden. Typische Methoden zur Umsetzung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses können z. B. folgende sein:
– Analyse von Fehlern und Reklamationen
– Regelmäßige Qualitätszirkel oder Besprechungen
– Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern
– Kundenfeedback
– Audits - Führung und Leadership
Die Unternehmensführung und die Führungskräfte müssen als Vorbild agieren und dafür sorgen, dass die Unternehmenspolitik durch operative Ziele und Maßnahmen umgesetzt wird. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter aller Ebenen die Qualitätsphilosophie des Unternehmens verstehen. Um die Akzeptanz zu steigern, muss die Leitung die Mitarbeiter einbeziehen und mitnehmen. Denn dies ist Aufgabe der Unternehmensführung. Sie überwacht die Umsetzung und führt die Mitarbeiter. Dadurch ist es leichter möglich Strategie, Ziele und Prozesse an Veränderungen anzupassen.
Hauptvorteile sind nachhaltige Verbesserungen im Unternehmen, ein gesteigerter Kundennutzen, eine verbesserte Kommunikation und die schnellere Anpassung von Prozessen. - Beziehungsmanagement
Neben der Kundenorientierung ist es ein wichtiges Management-Prinzip, interessierte Parteien (Stakeholder) einzubeziehen und ihre Anforderungen systematisch zu erkennen. Wo sie in Bezug auf die Produkte und Dienstleistungen relevant sind, müssen sie berücksichtigt werden. Erst dadurch wird eine nachhaltig erfolgreiche Unternehmensführung möglich, da die interessierten Parteien einen hohen Einfluss auf die Organisation haben. Eventuell ist auch ein Abwägen zwischen kurzfristigen Gewinnen gegenüber langfristiger Partnerschaft eine wichtige Entscheidung in diesem Zusammenhang.
Einige Hauptvorteile dieses Ansatzes sind:
– Verbesserte Leistung des Unternehmens durch Einbeziehung der Möglichkeiten der interessierten Parteien
– Gemeinsame Entwicklungen
– Erkennen von Risiken und Chancen, die mit den interessierten Parteien verbunden sind
– Höhere Wertschöpfung durch die Nutzung gemeinsamer Ressourcen, Wissen, etc.
– Bessere Abstimmung in der Lieferkette - Faktengestützte Entscheidungsfindung
Die richtigen Entscheidungen zu treffen ist für jede Organisation wichtig. In einer komplexen Umgebung sind Entscheidungen von großen Unsicherheiten begleitet. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle Aspekte, Wirkungen, Ursachen und Risiken zu analysieren und abzuwägen. Subjektive Kriterien sollen durch Zahlen, Daten und Fakten unterstützt werden. Somit können bessere Entscheidungen getroffen werden. Die Risiken werden dadurch reduziert und Chancen besser genutzt. Folgende Maßnahmen helfen der Organisation dabei:
– Führen von Kennzahlen
– Sicherstellung, dass Daten präzise und korrekt sind
– Kompetente Personen, die die Daten richtig analysieren
– Entscheidungen basierend auf Nachweisen, in Verbindung mit Erfahrungen und Intuition - Engagement von Personen
Engagierte und kompetente Mitarbeiter auf allen Ebenen sind für jede Organisation wesentlich, um Qualitätsziele zu erreichen. Die Mitarbeiter müssen ins Qualitätsmanagement einbezogen werden. Dadurch wird das Verständnis für die Qualität, die Ziele der Organisation und die Verbesserungspotenziale erhöht. Führung und Engagement von Personen sind somit eng verknüpft. Zur Führung gehört auch, dass die Mitarbeiter entsprechend befähigt und die notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden. Anerkennung der Leistung und Motivation sind entscheidende Aspekte. Die Eigeninitiative, das gegenseitige Verständnis und die Mitarbeiterzufriedenheit werden dadurch positiv beeinflusst. Konkret kann das Engagement der Personen u. a. durch folgende Maßnahmen erreicht werden:
– Workshops und Diskussionen unter Beteiligung der Mitarbeiter
– Durchführung von Mitarbeiterbefragungen
– Anerkennung von Verbesserungsvorschlägen
– Kontinuierliche interne Kommunikation - Prozessorientierter Ansatz
Das Unternehmen ist durch eine Vielzahl von zusammenhängenden Prozessen und Abläufen geprägt. Diesem Ansatz liegt die prozessorientierte Sichtweise zugrunde. Die Prozesse müssen aufeinander abgestimmt sein. Nur so können Unternehmen ein gutes Endergebnis erzielen. Die einzelnen Prozesse sind durch Schnittstellen verbunden, die ein Fehlerpotenzial in sich bergen. Alle Prozesse müssen entsprechend überwacht werden.
Der prozessorientierte Ansatz basiert auf dem Verständnis, dass die Prozesse sorgfältig geplant und ausgeführt werden müssen. Umso besser die Planung, desto besser ist meist das Ergebnis der Prozesse. Dadurch werden vorhersehbare und immer gleich gute Ergebnisse erzielt. Im modernen Qualitätsmanagement richtet sich die Organisation an den Prozessen aus.
ISO 9001 PDCA-Regelkreis
Der PDCA-Zyklus, auch PDCA-Methode genannt, ist ein universelles Modell zur Optimierung des Qualitätsmanagements in Unternehmen. Der Zyklus sieht den Prozess der Problemlösung in vier Schritten vor. Ziel der langfristigen Anwendung des PDCA-Zyklus ist die Schaffung einer gesunden Basis für das unternehmensintere Qualitätsmanagement. Das PDCA-Modell geht auf den amerikanischen Physiker William Edwards Deming zurück. Dieser gilt bis heute mit seiner Methode als bedeutender Pionier im Qualitätsmanagement.
Für die nachhaltige Optimierung des Qualitätsmanagements im Unternehmen ist die kontinuierliche Anwendung des PDCA-Zyklus notwendig. Voraussetzung hierfür ist, dass die Führungsebene eine konsequente Qualitätspolitik verfolgt und dies auch an die Mitarbeiter weitergibt. Neben der Anwendung des PDCA-Zyklus ist auch die Durchführung der SDCA-Methode sinnvoll. Hierbei werden in der ersten Phase Standards gesetzt, danach die Do-Phase und die Check-Phase umgesetzt und anschließend ebenfalls evaluiert.
Diese Logik findet sich in Form der Regelkreise an unzähligen Stellen innerhalb der IATF16949 wieder. Deshalb haben wir hier die 4 Phasen zusammen gefasst.
Die vier Phasen des PDCA-Regelkreises
Bei der Durchführung des PDCA-Zyklus wird der gesamte Prozess in vier Phasen beziehungsweise Schritte unterteilt. Auf diese Weise können die Fach- und Führungskräfte nicht nur sehr genau planen, sondern auch detaillierte Erfolgskontrollen durchführen.
PDCA Phase 1: Plan
In der ersten Phase des PDCA-Zyklus steht die Planung im Fokus jeglicher Handlungen. Das Problem wird zunächst lokalisiert und dokumentiert. Zudem wird eine Ist-Analyse durchgeführt, die ebenfalls Hintergrundinformationen zur Problemursache enthält. Mithilfe der Analyse des Ist-Zustandes sowie der Problemfestlegung lässt sich im Nachgang ein Ziel bestimmen. Dieses ist unmittelbar mit der Problemlösung sowie den erforderlichen Maßnahmen verknüpft. Sämtliche Planungsergebnisse werden anschließend schriftlich festgehalten.
PDCA Phase 2: Do
In der zweiten Phase des PDCA-Zyklus werden die Maßnahmen, die in der Planungsphase festgelegt worden sind, umgesetzt. In erster Linie sind hierfür genau die Abteilungen beziehungsweise Mitarbeiter involviert, die an der Problemlösung beteiligt sind. Wichtig ist, dass in der Do-Phase sämtliche Aktivitäten dokumentiert werden.
PDCA Phase 3: Check
In der Check-Phase des PDCA-Zyklus liegt der Fokus auf der objektiven Betrachtung. Zentrale Frage dabei: Wurde das Ziel erreicht? Die zuvor gesammelten Daten werden hierfür ausgewertet und beurteilt.
PDCA Phase 4: Act
In der letzten Phase des PDCA-Zyklus wird der gesamte Prozess reflektiert. Es wird zudem eine Analyse des Soll-Zustands erstellt, die anschließend mit dem Ist-Zustand verglichen wird. Zudem stehen während dieser Phase die Fragen im Vordergrund, was optimiert werden kann und wo sich weitere Potenziale befinden. Wird in der Act-Phase festgestellt, dass das Ziel nicht erreicht worden ist, so wird der PDCA-Zyklus erneut durchlaufen.
ISO 9001 Trainings
Alle unsere Schulungen und Trainings führen wir auch gerne als Inhouse Schulung oder Einzelcoaching durch. Sparen Sie Reisekosten und buchen Sie ein Inhouse Training! Oder buchen Sie ein intensives Einzelcoaching für einen noch schnelleren Lernerfolg!