VDA 6.3 Prozessaudit

Das Prozessaudit VDA 6.3 ist der automobile Standard für die Durchführung von Prozessaudits im Unternehmen und in der Lieferkette. Der Großteil der Automobilhersteller, wie auch ihre Zulieferer fordern die Anwendung dieses Regelwerks für die Durchführung der Prozessaudits in den Unternehmen und in der Lieferkette, also bei den Lieferanten.

Zur Risikoabschätzung von neuen Lieferanten, Produktgruppen oder Technologien kommt häufig das Element P1 (Potenzialanalyse) zum Einsatz.

In der Projektphase werden die Prozesselemente P2 bis P4 angewendet um eine Risikoabschätzung für die Erreichung der Projektziele vorzunehmen.

Für den Serienanlauf bzw. für die Serie selber werden meistens nur die Prozesselemente P5 bis P7 angewendet. Mit diesen Elementen lassen sich Risiken für die Serienfertigung erkennen, Verbesserungspotenziale identifizieren und Serienprozesse stabilisieren.

Prozessaudit VDA 6.3 Überblick

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Hier finden Sie die Vorgehensweise für Prozessaudits VDA 6.3 im Detail. Über das Inhaltsverzeichnis können Sie direkt in den für Sie relevanten Bereich springen:

Prozessauditor VDA 6.3 Qualifikation

Der Standard für Prozessaudits VDA 6.3 stellt klare Anforderungen an die Qualifikation der Prozessauditoren. Die Unterscheidung in den Kompetenzstufen erfolgt primär aus Sicht der Beziehung zwischen den Unternehmen, dem Auditor und der auditierten Einheit. Soll heißen, je nach dem ob eine 1st party-, 2nd party oder ein Audit durch einen externen Dienstleister durchgeführt wird.

1st party (internes) Prozessaudit VDA 6.3

Ein 1st party (first party) Prozessaudit nach VDA 6.3 bedeutet ein Audit, beauftragt vom Unternehmen (1st party) mit dem Ziel die eigenen Prozesse des Unternehmens zu auditieren. In der Regel wird ein interner Prozessauditor, also ein Angestellter, dieses Prozessaudit durchführen.

Prozessaudit VDA 6.3 internes Audit

2nd party (Lieferanten) Prozessaudit VDA 6.3

Ein Lieferanten– oder 2nd party (second party) Prozessaudit nach VDA 6.3 bedeutet ein Audit, beauftragt vom Unternehmen (1st party) mit dem Ziel die Prozesse bei einem bestehenden oder potentiellen Lieferanten des Unternehmens zu auditieren. In der Regel wird ein interner Prozessauditor, also ein Angestellter, dieses Prozessaudit durchführen.

Prozessaudit VDA 6.3 Lieferanten Audit

Prozessaudit VDA 6.3 durch einen externen Prozessauditor

Wird ein Prozessaudit VDA 6.3 durch einen externen Prozessauditor durchgeführt, dann gelten besondere Regeln für dessen Qualifikation. Dabei ist es irrelevant ob es sich um ein 1st party Audit oder ein 2nd party Lieferantenaudit handelt.

Prozessaudit VDA 6.3 externer Prozessauditor

Prozessauditor VDA 6.3 geforderte Kompetenzen

Zusammengefasst, wird also in diese 3 Stufen:

  • interner Prozessauditor VDA 6.3 (1st party)
  • Lieferantenauditor VDA 6.3 (2nd party)
  • Externer Prozessauditor VDA 6.3

Für diese Gruppen sind im VDA 6.3 Band die Kompetenzanforderungen formuliert die wir hier tabellarisch dargestellt haben:

Prozessaduit VDA 6.3 Auditorenqualifikation

Auditprozess VDA 6.3

Prozessaudit VDA6.3 Auditprozess Übersicht

Auditprogramm

Das Auditprogramm ist die zusammenfassende Planung und Überwachung aller Audits die im Unternehmen stattfinden. Häufig wird das Auditprogramm auch als Auditjahresplan bezeichnet. Hier werden auch Auditumfang, -häufigkeit und -kriterien festgelegt. Dabei ist es irrelevant ob es sich um System- Prozess- oder Produktaudits handelt. Häufig werden allerdings System- und Prozessaudits in einer Übersicht zusammengefasst und die Produktaudits werden aufgrund der Menge und Übersichtlichkeit in einem separaten Auditprogramm geplant und überwacht.

Basis für das Auditprogramm ist der Auditbedarf. Einer der vielen Einflussfaktoren auf den Auditbedarf ist das Risiko für das Unternehmen. Als Entscheidungsgrundlage und Planungshilfe für die Erstellung und Aktualisierung des Auditprogramms, eignet sich eine Risikomatrix für die Prozesse und Produkte.

Weiter Einflussgrößen sind z.B.: Kundenanforderungen, gesetzliche und behördliche Anforderungen, Unternehmensstrategie, wirtschaftliche Faktoren und weitere.

Auditauftrag

Aus dem Auditprogramm wird für jedes einzelne Prozessaudit ein Auditauftrag generiert. In diesem Prozessschritt wird die jeweilige Zielsetzung und Ausgangssituation geklärt. Im Einzelnen soll hier geklärt werden, was ist die Ergebniserwartung, wie ist die Ausgangssituation, welche Ressourcen stehen zur Verfügung, bzw. sind notwendig und welche Kompetenzen sind bei den Auditoren und den Ansprechpartnern im Unternehmen notwendig. Im selben Zuge wird für das Audit selber auch eine Risikoabschätzung durchgeführt und geklärt ob es in vorherigen Audits bereits Abweichungen gab.

Auditvorbereitung

Erstes Ziel ist es in der Auditvorbereitung das geeignetste Auditteam für das Prozessaudit zusammenzustellen, so dass alle notwendigen Kompetenzen / Expertisen während des Prozessaudits verfügbar sind.

Anschließend versucht das Auditteam die wichtigsten Informationen voarb zusammen zu tragen. Das können Kennzahlen zu Ausschuß, Reklamationen, Rückrufe oder auch Ergebnisse der Risikoanalyse (FMEA) sein. Alles was dem Auditteam dabei hilft die Risiken und Probleme zu erkennen und zu verstehen. Nicht zu vergessen an dieser Stelle: Schnittstellen im Prozess oder der Organisation und Wechselwirkungen mit anderen Prozessen und Produkten.

Ist das Auditteam zusammengesetzt und die Informationen verfügbar, wird der im Prozessaudit zu betrachtende Prozess gemeinsam abgegrenzt und es werden Auditschwerpunkte z.B. basierend auf den Risiken festgelegt. Um auch hier den systematischen prozessorientierten Ansatz zu verfolgen, eignet sich die Turtle-Diagramm-Methode.

Risikoanalyse Prozessaudit Turtle Diagramm

Auditdurchführung

Ein Prozessaudit VDA 6.3 beginnt immer mit einer Eröffnungsbesprechung mit Kommunikation der Auditziele. Hier bietet sich allen Beteiligten noch einmal die Möglichkeit Unklarheiten zu beseitigen, Terminkollisionen zu berücksichtigen und den Auditplan anzupassen und sich gegenseitig aufeinander einzustimmen. Die Auditoren erläutern hier Ihre Vorgehensweise, den Auditprozess, die Bewertungskriterien inklusive Bewertungsschema und mögliche Schlussfolgerungen oder Sofortmaßnahmen.

Anschließend führen die Auditoren das Audit unter Berücksichtigung Ihrer vorbereiteten Checklisten, Risikoanalysen und Auditschwerpunkte das Prozessaudit durch. Während des Audits können sich Auditpfade ergeben, aufgrund von im Audit gewonnenen Erkenntnissen, die eine Anpassung des vorgesehenen Ablaufs und Zeitplans erfordern. Der Auditor entscheidet basieren auf dem Risiko inwieweit eine Anpassung erfolgt.

Sollten während des Audits Risiken identifiziert werden, werden in Abhängigkeit des Risikos, vom Auditor sogenannte Sofortmaßnahmen gefordert. Der zeitliche Horizont einer solchen Maßnahme ist wörtlich zu nehmen. Dadurch sollen weitere Fehlleistungen oder Risiken für den Kunden ausgeschlossen werden.

Auditbewertung

Die Bewertung des Prozessaudits VDA 6.3 erfolgt anhand des Bewertungsschemas von 0-10 Punkten, auf das wir weiter unten im Bereich Bewertungskatalog näher eingehen.

Jede Frage aus dem Prozessaudit-Fragenkatalog wird anhand dieses Schemas bewertet. Wenn eine Frage nicht bewertet wurde, also ein „n.b.“ vergeben wird, ist dies vom Auditor trifftig zu begründen. Ein weiteres Ergebnis der Bewertung, außer dem Gesamt-Erfüllungsgrad, ist die Entscheidung ob ein Nachaudit durchgeführt wird, oder nicht. Basierend auf den identifizierten Risiken, trifft der Auditor diese Entscheidung.

Ergebnisdarstellung

Das Auditteam stellt den vorläufigen Auditbericht zusammen. Das heißt der Fragenkatalog wird vollständig bewertet, wo Abwertungen vorgenommen wurden, werden die objektiven Auditnachweise dokumentiert die zur Abwertung geführt haben und Sofortmaßnahmen werden als solche gekennzeichnet.

Mit dem vorläufigen Auditbericht wird gemeinsam mit dem auditierten Unternehmen die Abschlussbesprechung durchgeführt. In dieser Besprechung werden die Abwertungen und die Gründe die dazu geführt haben, erläutert. Dadurch können Unklarheiten und Mißverständnisse ausgeräumt werden. Zusätzlich kann hier die Erwartungshaltung in Bezug auf den Zeitraum und die umzusetzenden Maßnahmen eindeutig kommuniziert werden.

Gemeinsam lässt man den Auditprozess noch einmal Revue passieren. Anschließend geben nun das auditierte Unternehmen und das Auditteam den Auditbericht frei.

Nachbereitung und Abschluss

In der Nachbereitung eines Prozessaudits VDA 6.3 ist in erster Linie das auditierte Unternehmen gefragt. Für die festgestellten Abweichungen müssen zuerst einmal strukturiert die Ursachen analysiert werden. Dazu eignen sich Methoden wie z.B. die 5-Why Analyse oder das Ishikawa Diagramm. Sind die tatsächlichen Grundursachen identifiziert, geht es an die Festlegung wirksamer Maßnahmen. Die Ursachanalyse, zusammen mit den Nachweisen zu den Sofortmaßnahmen und die geplanten Abstellmaßnahmen stellt das Unternehmen dem Prozessauditor zur Verfügung. Dieser wiederum überprüft ob aus seiner Sicht die Maßnahmen geeignet sind um die festgestellten Risiken zu eliminieren und räumt Unklarheiten gemeinsam mit dem Unternehmen aus.

Je nachdem wie die Entscheidung des Auditteams in Bezug auf ein Nachaudit ausgefallen ist, können 2 Szenarien eintreten:

  1. Es reicht aus wenn das auditierte Unternehmen alleine die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft und bestätigt, oder
  2. es wird, zusätzlich zu der Wirksamkeitsprüfung des Unternehmens, ein Nachaudit durchgeführt.

Nachdem die Wirksamkeit aller Maßnahmen nachgewiesen und bestätigt ist, erfolgt die Dokumentation und der Abschluss des Prozessaudits.

Potenzialanalyse P1

Die Potenzialanalyse P1 ist ein geeignetes Werkzeug um eine Risikoabschätzung vorzunehmen. Sie wird häufig eingesetzt um bei bestehenden Lieferanten bei neuen Standorten, neuen Technologien oder neuen Produkten das Risiko zu quantifizieren. In der Regel wird die Potenzialanalyse anhand bereits laufender, ähnlicher Produkte des Unternehmens durchgeführt.
Das Ergebnis dient als Grundlage für die Vergabeentscheidung des Beschaffungsumfangs und zur Einschätzung der Qualitätsfähigkeit des Standortes. Zeitlich gesehen findet die Potenzialanalyse also statt, bevor ein Liefervertrag zwischen den Parteien geschlossen wird.

Potenzialanalyse Ablauf

Potenzialanalyse VDA 6.3 Prozessaudit

Die in der Potenzialanalyse zu bewertenden Fragen sind ausgewählte Fragen aus den Prozesselementen P2 bis P7 des Prozessaudit Fragenkatalogs.

Bei der Auditdurchführung vor Ort werden die Punkte aus dem VDA Band, sowie weitere eigene Fragen die aus dem Wissensspeicher des Unternehmens generiert werden, bewertet. Die Auswertung wird gesondert vorgenommen, da hier nur eine Aussage darüber getroffen wird ob der Lieferant geeignt, oder nicht geeignet ist.

Bewertung der Potenzialanalyse

Die Bewertung der Fragen im Rahmen der Potenzialanalyse erfolgt nach dem Ampel-Prinzip 3-stufig

Potenzialanalyse Ampel rot

Die Anforderung der Frage ist nicht erfüllt

Potenzialanalyse Ampel gelb

Die Anforderung der Frage ist nur bedingt erfüllt

Potenzialanalyse Ampel grün

Die Anforderung der Frage ist erfüllt

Bei der Auditdurchführung vor Ort werden die Punkte aus dem VDA Band, sowie weitere eigene Fragen die aus dem Wissensspeicher des Unternehmens generiert werden, bewertet. Die Auswertung wird gesondert vorgenommen, da hier nur eine Aussage darüber getroffen wird ob der Lieferant geeignt, oder nicht geeignet ist.

Für die Gesamteinstufung der Potenzialanalyse gelten folgende Grenzen:

VDA 6.3 Bewertungskatalog

Der Bewertungskatalog oder das Bewertungsschema für Prozessaudits nach VDA 6.3 sieht eine Bewertung auf einer Skala von 0-10 vor. Allerdings ist nicht jede Zahl belegt. Es sind folgende Bewertungen möglich:

0 / 4 / 6 / 8 und 10

In Abhängigkeit der Erfüllung der Anforderungen und des Risikos durch die Nichterfüllung einer Anforderung, wird die entsprechende Punktzahl vergeben. Sehr hilfreich ist dabei die Differenzierung der unterschiedlichen Standpunkte und damit Sichtweisen. Einzeln zu betrachten und als Gesamtbewertung einzutragen sind die Risiken die für den Prozess entstehen, die Risiken die für das Produkt entstehen und die Risiken die für das Managementsystem entstehen.

Das Bewertungsschema ist hier tabellarisch abgebildet:

VDA 6.3 Prozessaudit Bewertungsschema